Как организовать мониторинг отдела продаж, используя систему учета рабочего времени, crm и колл-трекинг?

Методы контроля удаленных сотрудников

Одним из таких методов является использование DLP-систем. Но эти решения сработают только в том случае, если на компьютере пользователя установлено агентское ПО. Эта проблема отчасти решается при выдаче корпоративной техники при переходе на удаленку.

Оптимальный способ — использование сервиса для контроля работы специалистов, который непрерывно осуществляет мониторинг обращения к базам данных, проверяет на легитимность доступ к информации, и в случае подозрительных запросов передает сигнал в службу безопасности или автоматически блокирует доступ.

Именно такое решение представляет собой АПК «Гарда БД». Система непрерывно осуществляет мониторинг обращений пользователей к базам данных и веб-приложениям, блокируя несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. В условиях дистанционной работы именно это решение оказалось наиболее востребованным для защиты информации вне зависимости от точки входа кого-либо из специалистов в корпоративную сеть.

Еще один немаловажный фактор контроля для службы безопасности — это возможность видеть, что в реальном времени происходит во всех сегментах сети, нет ли атак, вирусных заражений шифровальщиками, попыток внешних вторжений, SQL-инъекций, аномалий трафика на незакрытом порту и пр. неприятностей. То есть, надзор за всем, что происходит в сетевой инфраструктуре компании независимо от удаленности филиалов и непосредственно сотрудников.

Рассмотрим на примере решений “Гарда Технологии”, как осуществляется  контроль и хранение важной бизнес-информации и общего сетевого обмена данными как внутри компаний, так и снаружи.

Система класса Network Traffic Analysis (NTA) «Гарда Монитор» для анализа сетевого трафика позволяет обнаружить факты подключения ко всем сетевым ресурсам как сети, так и за ее пределами. Решение позволяет видеть все события, происходящие в сети компании и осуществлять контроль работы сотрудников.  Это позволяет офицерам ИБ служб  в автоматическом режиме детектировать, в каких сегментах сети и к каким бизнес-процессам появляются новые подключения, и быстро оценить их легитимность.

Отслеживание действий лиц, работающих на удаленке, включает мониторинг доступа корпоративных ресурсов на уровне данных. Система для защиты баз данных и веб-приложений «Гарда БД» позволяет контролировать действия привилегированных пользователей и контрагентов. Служба безопасности видит все запросы и ответы к корпоративным базам данных и веб-приложениям в режиме онлайн и сможет вовремя предотвратить утечку или подмену критической информации.

Зачем нужна система контроля работы персонала?

1. Выявление ненадлежащего выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей. Пуская всё на самотёк и не контролируя выполнение поставленных задач, работодатель ставит под угрозу успех собственного бизнеса. Ведь несвоевременное выявление неэффективных работников приводит к сорванным дедлайнам, прогоревшим проектам, неподписанным контрактам, некачественно выполненным заданиям и другим крайне неприятным последствиям.

2. Выявление прокрастинаторов. Независимо от того, почему сотрудник откладывает выполнение поставленных задач на последний момент, он приносит компании вред. Во-первых, срыв сроков сдачи проекта может обернуться для работодателя штрафами, неустойками, конфликтами с деловыми партнёрами и, конечно же, подмоченной репутацией. Во-вторых, если работа делается в последний момент, уже не остаётся времени для проверки, согласования и внесения правок.

3. Контроль при адаптации новичка. Новый сотрудник быстрее включится в рабочие процессы, если ему предварительно объяснят специфику работы, а не предоставят возможность разбираться в этом собственными силами, используя метод проб и ошибок

Руководителю важно знать, как непосредственный начальник общается с новичком. Рассказывает ли ему, как тот справляется с выполнением поставленных задач? В то же время коммуникации должны быть направлены и в обратную сторону

Поэтому работодателю необходимо отслеживать, задаёт ли новый сотрудник вопросы своему куратору и насколько внимательно он относится к полученным замечаниям. Независимо от специфики работы новичку важно познакомиться с сотрудниками, наладить с ними неформальные отношения и как можно быстрее влиться в коллектив. Если руководитель не будет контролировать этот процесс, новый работник может ограничиться только узким кругом знакомств. В результате, у него проявляется адаптационный стресс, что повышает риск формирования напряжённой психологической обстановки в коллективе.

4. Выявление сотрудников, собирающихся уволиться. Накануне ухода в другую компанию работники стараются использовать нынешнее место работы с максимальной пользой. Они распечатывают резюме на офисном оборудовании, рассылают отклики на объявления о вакансиях с рабочего компьютера и ищут возможность ходить на собеседования в рабочее время. Увольняясь, около половины «перебежчиков» забирают с собой служебные документы, базы контрагентов, а нередко и конфиденциальную информацию

Поэтому очень важно своевременно выявить сотрудника, собирающегося уйти или поступить непорядочно

5. Выявление нарушителей трудовой дисциплины. По оценкам специалистов, около 20% работников при удобном случае готовы переступить закон. Поэтому одной из ключевых задач грамотного руководителя является контроль персонала и предупреждение негативного воздействия нерадивых сотрудников на работу компании.

Сюда можно отнести: — нерациональное использование рабочего времени; — выполнение работ на другого работодателя или «фриланс»; — нарушение норм корпоративной культуры; — проявление лояльности к клиентам за вознаграждение с их стороны; — фальсификация отчётов; — использование служебного оборудования и баз данных в личных целях; — финансовые правонарушения.

6. Контроль производительности сотрудников позволяет своевременно определить проблемы при выполнении тех или иных задач. А вовремя предупреждён – значит, надёжно вооружён.

Виды контроля работы сотрудников

Виды контроля можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.   

По итоговому результату

«Не важно, что ты делаешь и когда. Выдай нам результат!» . Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком поручаете ему процесс

Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке. 

Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком поручаете ему процесс. Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке. 

Контроль результата имеет большие риски, хотя и соблазняет возможностью не тратить время руководителя. Этот вид хорош для сотрудников, которые хотят самостоятельности и способны ее проявлять. Ответственная команда все сделает сама и «выкатит» впечатляющий результат. Вам останется только премировать и поблагодарить сотрудников. 

Однако безответственные работники завалят сроки, сделают некачественно, а вы узнаете об этом в последний момент. Здесь не помогут штрафы, ведь убытки компании могут составить несколько годовых зарплат сотрудника. 

Если вы выбираете эту тактику, задачи нужно ставить максимально подробно и прозрачно, четко описать желаемый результат. Возможности скорректировать промежуточные итоги не будет.       

По промежуточным результатам

«Что у нас готово на этом этапе?»

Разделить контроль на несколько промежуточных этапов менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат ближе к заявленному. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать так, как ему удобно. 

Руководитель демонстрирует доверие, ведь при таком методе все зависит от работника. Сотрудник получает зону ответственности, «фронт работ», а руководитель наведываемся к нему в «мастерскую» и справлятся, как идут дела и все ли понятно в задаче.

Это хороший способ вырастить команду профессионалов, не рискуя результатом. Однако эффективен он при решении краткосрочных задач, где сотрудник компетентен и готов работать более-менее самостоятельно. 

Промежуточный контроль эффективен в работе с «процессниками», которые склонны закапываться в нюансы. Если регулярно требовать от них результат, тактика работы таких сотрудников изменится.

По срокам

«Что нужно для того, чтобы макет сайта был готов к 8 октября?»

Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (идеально — по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так.

Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для деятельности, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома — за месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник. 

Чтобы набрать высокий темп работы, можно использовать график контроля персонала. Выглядит он так: каждый день в 17:00 у сотрудников отчетная планерка, где все должны продемонстрировать результат. Этот вид контроля хорош тем, что каждый знает, когда и что нужно «показать» и стремится к выполнению задач. Однако такой график требует много ресурсов и постоянной собранности и руководителя, и сотрудников.  

По произвольно выбранным точкам

«Будь начеку, мы появимся в любой момент»

Этот метод подходит для потоковых производств, но его можно адаптировать и для малого бизнеса. Суть в том, что сотрудников проверяют внезапно, в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня оценивают качество, завтра — технику работы, в понедельник — дисциплину.   

Проверка выборочная, и это экономит время руководителя. Эффект неожиданности держит в тонусе сотрудников и заставляет следить за всеми аспектами работы. Ключевое слово здесь «заставляет»: этот метод очень стрессовый — нервирует сотрудников, снижает их лояльность. 

Команду таким проверкам лучше не подвергать

Исключение — предприятия, где критично важно соблюдение стандартов и нормативов: пищевая промышленность, производство медикаментов, «оборонка». Также метод хорош там, где заметно систематическое нарушение трудовой дисциплины

Стахановец

Система контроля «Стахановец» собирает, обрабатывает и анализирует информацию с компьютеров сотрудников организации, повышая информационную безопасность компании и эффективность бизнес-процессов. Для разных групп пользователей в программе предусмотрены собственные режимы сбора данных.

• учет времени работы сотрудников;
• контроль активности;
• анализ клавиатурного почерка;
• перехват изображений и аудио;
• распознавание речи и отслеживание аудио переговоров в мессенджерах;
• анализ эффективности работы сотрудников;
• информация о контактах сотрудника внутри организации;
• перехват переписки в мессенджерах, соцсетях и электронной почте;
• мониторинг посещенных сайтов;
• перехват информации, выводимой за пределы компьютера.

Обо всех подозрительных действиях сотрудника программа отправляет руководителю соответствующие оповещения. «Стахановец» легко встраивается в любую инфраструктуру и обладает минимальными системными требованиями, поэтому его работа не замедляет другие процессы на ПК.

Для владельцев крупного бизнеса разработана инновационная версия программы — «Стахановец Pro», основанная на искусственном интеллекте и уже обученной нейросети. Система предлагает работодателям применять для контроля новейшие функции, например, распознавание лиц с вэб-камеры компьютера.

При этом программа может работать более чем на 10 000 клиентских машинах с минимально возможным потреблением ресурсов сервера.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

Planado.ru

По теме: 10 небанальных приложений, которые сэкономят времяРабота на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны. От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом. Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество. Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис. Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок. Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями. 

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Система контроля персонала

• Осуществляя контроль за работниками, система фиксирует начало/окончание рабочего дня, опоздания, ранние уходы, прогулы
  и простои.
• Мониторинг программ, сайтов и поисковых запросов, функция кейлогера и скриншоты экрана обеспечивают постоянное наблюдение.
• Система ранжирует программы и сайты по продуктивности, в сочетании с трекингом задач дает руководителю качественный
  контроль рабочей деятельности сотрудников и возможность оперативной корректировки деятельности специалиста.
• Встроенная DLP-система обеспечивает техническое отслеживание ПК на предмет слива секретной информации.
• Руководитель получает отчеты в режиме онлайн по всем несанкционированным действиям. Проводится блокировка нежелательных
  сайтов и приложений, делаются автоматические скриншоты экрана и фотографии рабочего времени.
• Все выполняется в скрытом режиме – сотрудник не видит и не ощущает работу программы.

Как и в случае с KPI, отчетность в качестве контроля деятельности работников на рабочем месте используется практически повсеместно. Отчеты могут
иметь различную форму, учитывать время, затраченное на выполнение задачи, оценивать результативность сотрудника в рамках заданных KPI на основании
анализа его персональных данных, полученных через программы наблюдения. Это может быть «бумажный» контроль, то есть составление отчета специалистом
по форме, либо отчеты персонала могут формироваться автоматически на программном уровне. Почти каждая современная программа учета
рабочего времени имеет такую функцию.

Аудио и видеонаблюдение

При помощи специализированного оборудования осуществляют технический контроль. Как правило, это запись разговоров работников и видеонаблюдение.

Видеонаблюдение помогает отследить, что делают работники в офисе, на складе либо в точках самовывоза. Для получения сведений о поведении за длительный срок, система наблюдения подключается к компьютерной технике. Таким образом получится просмотреть интересующие записи за последние несколько месяцев, отследить профессиональную деятельность сотрудника.

Установим систему видеонаблюдения для вашего бизнеса. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Благодаря записям телефонных разговоров можно понять, исполняет ли персонал свои служебные обязанности:

Приветливость и внимание к позвонившему.

Стремление соответствовать пожеланиям покупателей.

Предоставление полных ответов.

Благодарность за интерес и так далее.

Системы учёта рабочего времени. Какими они бывают?

Системы, которые позволяют удалённо контролировать рабочее время сотрудников, делятся на три класса. Это UEBA, DLP и собственно системы учёта рабочего времени. Как поясняет Максим Ключкин, руководитель отдела интернет-маркетинга компании Bitcop, основная задача UEBA и DLP — безопасность компании, предотвращение хакерских атак. Эти системы отслеживают нетипичное поведение пользователей и сообщают об отклонениях. Так как они отслеживают все действия сотрудников за компьютерами, контроль продуктивности также входит в их функциональность.

Продвинутые DLP-системы видят, когда сотрудники опаздывают, играют в компьютерные игры или сидят на сайтах знакомств, рассказывает ведущий аналитик «СёрчИнформ» (компания разрабатывает системы информационной безопасности) Леонид Чуриков. Все непродуктивные действия менеджеры увидят в специальных отчётах. Более того, системы могут определить, кто из сотрудников на грани выгорания, а кто ищет работу на профильных сайтах.

Для каждой категории работников можно сформировать свои критерии полезной активности. «Программа среагирует, если в соцсетях будет сидеть офис-менеджер, но для SMM-специалиста активность в Facebook будет считаться продуктивной», — добавляет Чуриков.

Отчёт с фотографиями рабочего дня сотрудников. Скриншот: программа CrocoTime

Хотя UEBA и DLP позволяют контролировать действия сотрудников, эта статья посвящена третьему классу — системам, разработанным специально для учёта рабочего времени. На рынке доступен широкий выбор таких программ. Вот только некоторые примеры: Kickidler, ActivTrak, Teramind, Time Doctor, Bitcop, CrocoTime, Teamon.live. Все они могут контролировать начало и конец рабочего дня, на что сотрудники тратят рабочее время. Однако функциональность отличается от системы к системе.

В качестве примера использования такой программы возьмём опыт консультационной компании Visotsky Consulting. Все сотрудники организации должны отмечать в приложении Time Doctor, над какими задачами и проектами работают. В это время Time Doctor фиксирует хронометраж, параллельно делая скриншоты экрана каждые 3–5 минут. Скриншоты показывают, чем сотрудник занимался на самом деле.

Есть системы, которые позволяют более глубоко контролировать сотрудников в различных приложениях — вплоть до кликов по мыши и ударов по клавиатуре, поясняет руководитель отдела интернет-маркетинга Bitcop Максим Ключкин. Для этого подобное ПО нужно интегрировать с другими программами и бизнес-приложениями.

Пример отчёта со скриншотами экрана сотрудника. Скриншот: сервис TimeDoctor

Ещё один пример функционала подобных сервисов — демонстрация экрана другим членам команды в рабочее время. Такое решение внедрено в Teamon.live, рассказал основатель сервиса Александр Процюк. По его словам, так сотрудники могут помогать друг другу в решении задач, взаимодействие становится быстрее и эффективнее.

Описание и назначение

Системы контроля эффективности сотрудников и учета рабочего времени — это системы, позволяющие анализировать действия сотрудников организации и контролировать использование ими рабочего времени на рабочих местах, осуществлять контроль бизнес-процессов и решать комплекс задач, связанных с утечками конфиденциальных данных и дальнейшим расследованием инцидентов.

Системы контроля эффективности сотрудников довольно тесно расположены с системами защиты от утечки конфиденциальной информации, однако представляют собой отдельный класс решений. Такие системы позволяют решать задачи по контролю сотрудников на их рабочих местах:

• Учитывать время работы сотрудников (система отслеживает, когда пользователь вошел в систему, сколько раз блокировал свой экран и когда выключил компьютер).
• Оценивать и контролировать эффективность сотрудников (система логирует все действия пользователей, что позволяет оценивать, какое время сотрудник работал с документами в текстовом редакторе, а сколько времени он потратил на просмотр страниц в браузере).
• Выявлять нелояльных сотрудников (система ведет учет всех запускаемых приложений на компьютере пользователя, что позволит определить, занят ли сотрудник работой или играми на рабочем месте).
• Выявлять мошеннические схемы и искать возможные утечки информации (система позволяет просматривать сообщения, которые отправляют сотрудники по электронной почте или в мессенджерах, а также отслеживать отправляемые файлы, как по почте, так и на внешние устройства).
• Блокировать отправку конфиденциальной информации с помощью контентного анализа.
• Выявлять инциденты информационной безопасности или их предпосылки (система записывает не только действия сотрудников, но и производит мониторинг электронной почты, различных мессенджеров и буфера обмена).
• Сохранять базу, необходимую для расследования инцидентов безопасности, производить поиск утечек конфиденциальной информации.

Важной функцией таких систем является возможность видеозаписи всех действий пользователей, записи звука через микрофон компьютера и видео с веб-камер, сбора скриншотов экрана в разные промежутки времени, а также возможность удаленного подключения к рабочим местам сотрудников таким образом, что они не будут об этом знать. С точки зрения функциональности системы контроля эффективности сотрудников могут производить мониторинг трех компонентов: событий, информации, системы

К событиям относятся все действия пользователей, такие как клики мышкой, работа с приложениями, включение и отключение компьютера. К информации относится анализ информации, проходящей по различным каналам передачи данных. Мониторинг системы подразумевает возможность контроля аппаратной составляющей компьютера сотрудника, реестра программного обеспечения и используемых приложений

С точки зрения функциональности системы контроля эффективности сотрудников могут производить мониторинг трех компонентов: событий, информации, системы. К событиям относятся все действия пользователей, такие как клики мышкой, работа с приложениями, включение и отключение компьютера. К информации относится анализ информации, проходящей по различным каналам передачи данных. Мониторинг системы подразумевает возможность контроля аппаратной составляющей компьютера сотрудника, реестра программного обеспечения и используемых приложений.

Основными компонентами систем контроля эффективности сотрудников являются программные агенты, которые устанавливаются непосредственно на рабочие места сотрудников (причем как открыто, так и в скрытом режиме, если руководство желает скрыть факт проверки действий своих подчиненных), и сервер, который позволяет настраивать политики информационной безопасности, параметры отслеживания действий сотрудников, а также предоставляет возможность составления подробных отчетов по каждому сотруднику.

Учитывая специфику деятельности современных организаций, такие системы могут устанавливаться не только в пределах одной локальной сети, но и существуют решения, в которых агенты могут располагаться в других сетях. Разработчики систем контроля эффективности сотрудников также предлагают возможность работы их системы в облаке, что позволяет не тратить собственные ресурсы на поддержку системы, но иметь возможность контроля пользователей через веб-консоль.

Для чего нужны системы учёта времени?

Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.

Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.

Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.

Анализ времени, которое сотрудник потратил на разных сайтах за две недели. Скриншот: сервис Bitcop

Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.

«Единственная категория сотрудников, чьё время действительно имеет смысл замерять, — те, кто обязан быть на рабочем месте по условию договора, — говорит Евгения Бородина, операционный директор коммуникационного агентства 2L (Москва). — Это такие позиции, как консультанты, техподдержка и так далее».

Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева

Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников

Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.

Для личного тайм-менеджмента

Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются

Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.

Хронометраж рабочего дня. Скриншот: сервис Bitcop

Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали

Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий

Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.

Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.

Наиболее часто применяемые методики

Сотрудники отделов кадров и служб безопасности часто применяют комплекс дополнительных мер для борьбы с опозданиями

При этом всегда важно выяснять причину опоздания. Нередко частые опоздания связаны с эмоциональным выгоранием

Решением проблемы может стать внеочередной отпуск или изменение режима дня. 

Негативная мотивация

В ряде случаев помогают негативные стимулы. Это правило работает, когда речь идет о сотрудниках с низким уровнем компетенции и ответственности.

Различные формы штрафов

Российское законодательство запрещает удерживать какие-либо суммы из зарплаты. Но если она состоит из постоянной и переменной, премиальной части, премия по итогам периода может быть сокращена по причине опозданий. В небольших компаниях штраф может быть неформальным, например, в виде обязательного взноса средств в общий фонд. 

Злоупотребление финансовыми санкциями часто приводит не только к увольнению сотрудников, но и к конфликту с трудовой инспекцией.

Отработка пропущенного времени

Система может работать в компаниях с оплатой строго по времени. Она неудобна для предприятий с фиксированным началом рабочего дня и существенно демотивирует работников. Несколько раз задержавшись в офисе из-за опоздания не по своей вине, сотрудник не будет задерживаться даже по прямой производственной необходимости.

Объяснительные о причинах опоздания

Этот способ контроля опозданий сотрудников имеет два преимущества: заставляет работника задуматься о причинах своих поступков и дает возможность собрать материал для применения мер дисциплинарной ответственности, которые могут стать основанием для увольнения. Бизнес-психологи не советуют делать объяснительные известными коллективу, это станет дополнительным демотивирующим фактором.

Социальное давление

Доски позора, кубки непунктуальности, торжественные встречи опоздавших сотрудников у дверей офиса с хлебом-солью часто становятся действенными факторами повышения трудовой дисциплины

Но пользоваться ими нужно осторожно. Иногда социальное давление способно довести человека до нервного срыва

Создание в коллективе атмосферы травли недопустимо, а это иногда возникает, когда опоздание одного человека становится фактором, влияющим на премию подразделения. Более лояльным вариантом станет соревнование между коллективами отделов, у кого сотрудники дисциплинированнее.

Позитивные методы

Иногда меры поощрения должного поведения работают лучше, чем меры давления. Есть несколько зарекомендовавших свою эффективность.

Завтраки за 10-15 минут до официального начала рабочего дня

Бесплатный капучино, пицца или смузи способны творить чудеса. Заменой им могут стать конфеты и печенье, убираемые к началу рабочего дня. Такое небольшое поощрение способно замотивировать большинство сотрудников, но оно не станет существенным для высокооплачиваемого персонала или замкнутых, необщительных работников. Понесенные компанией расходы не всегда окупаются в полной мере.

Материальные или нематериальные поощрения

Включение пунктуальности в ключевые показатели эффективности, небольшие добавки к премии, вручение грамот или ценных подарков пунктуальным сотрудникам – хорошие стимулы для соблюдения режима труда. Среди других вариантов скидки на фитнес-абонементы, расширение медицинской страховки. 

Метод повышает лояльность персонала к компании, но не всегда помогает улучшить дисциплину при контроле опозданий сотрудников, для которых они стали постоянной привычкой, которую не перебороть разовыми поощрениями.

Утренние планерки

Назначение совещания на 9 утра и демонстративный отказ в допуске опоздавшим заставляет большинство сотрудников исправно приходить на работу вовремя. Но ежедневное проведение планерок не всегда эффективно для рабочего процесса.

Гибкий рабочий график

Для снижения числа опозданий сотрудников гибкий график становится лучшим решением, но не все организации могут его себе позволить. При введении гибкого графика нужно использовать методы контроля совокупного рабочего времени, они могут быть программными. 

***

Выбор способа контроля зависит от корпоративной политики и ценности сотрудника, главное, соблюдать баланс между давлением и поощрением.

27.01.2021

Итоговый контроль

На этапе итогового контроля сравниваются поставленные цели с полученным результатом. Итоговый контроль необходимо проводить всегда. Если сотрудник поймет что вы, не контролируете его работу он рано или поздно начнет работать «спустя рукава». У сотрудника всегда должна быть ответственность за результат. У итогового контроля есть большой недостаток, он вам не даёт возможности справить выполнение работы так как время ушло. Поэтому не нужно пренебрегать текущим и предварительным контролем.

При проведении контроля нужно понимать что большинство рядовых сотрудников относятся к контролю как к карательной мере, многие начинают сразу искать скрытый смысл и даже боятся что их уволят. При контроле сотрудники испытывают определенный стресс и чувство отторжения. Хотя сам по себе контроль создан для того чтобы помогать руководителю понять зоны роста. Поэтому при контроле старайтесь более позитивно общаться с подчиненным. Самый высший пилотаж использовать контроль как возможность мотивировать сотрудника на выполнение работы. Кроме того результаты контроля служат данными для того чтобы осуществить анализ продаж.